商務電郵：由開頭問候到結尾

商務電郵：由開頭問候到結尾

📚 認真學日語　｜　上一課：電話日語：接聽・轉駁・留言

上一課講電話，靠把聲；電郵就留低文字紀錄，對方會慢慢睇，所以格式錯咗會好顯眼。好在日文商務電郵同電話一樣，係一個固定格式：七個部分，次序幾乎唔變，每部分都有幾句常用講法。

呢一課跟住一封電郵由上至下拆：

• 件名（標題）：【お問い合わせ】〜の件
• 宛名（收件人）：〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様／御中
• 挨拶（開頭問候）：お世話に なって おります／初めて ご連絡 いたします
• 名乗り（自報姓名）：〇〇と 申します
• 本文：〜の件で ご連絡 いたしました／〜いただけますでしょうか
• 結び（結尾）：何卒 よろしく お願い いたします
• 署名：名、電話、電郵

JLPT 本身冇寫作部分，但 N2 讀解有機會出到通知、電郵類文章，問「收到電郵嘅人要做咩」。識寫，自然識讀；喺日本搵工、租屋、同學校聯絡，更加日日用得着。

本節學習目標

讀完呢一課，你會做到：

• 按正確次序寫出一封商務電郵嘅七個部分
• 寫一個一眼睇得明嘅件名
• 分清 御中（公司、部門）同 様（個人），唔會兩個一齊用
• 用合適嘅開頭：熟人 お世話に なって おります；第一次 初めて ご連絡 いたします
• 用本文常用句提出請求、講附件、請對方確認
• 回覆時用 承知いたしました，知道點解唔建議對上級寫 了解しました
• 一句直接答案：件名寫清楚（【】＋〜の件）→ 宛名（公司→部門→〇〇様，冇人名先用御中）→ お世話になっております／初めてご連絡いたします → 〇〇と申します → 本文（〜の件でご連絡いたしました）→ 何卒よろしくお願いいたします → 署名。

暖身／複習

電話同電郵用嘅敬語其實係同一套，只係由講變寫：

上一課商務敬語學過嘅クッション言葉（恐れ入りますが・お手数ですが）同請求句（〜いただけますでしょうか），喺電郵本文會一直用到。

💡 敬語未穩，可以先溫：尊敬語・謙讓語基礎對照。

新單詞表

電郵結構一覽

📌 核心：七個部分，次序固定。 件名 → 宛名 → 挨拶 → 名乗り → 本文 → 結び → 署名。寫之前心入面行一次呢條清單，就唔會漏。

⚠️ 真實電郵入面，日文唔會用空格分詞。下面嘅例句為咗方便對照羅馬拼音先加空格；完整範本就照真實格式寫。

句型重點

① 件名：一眼睇得明

日本人每日收好多電郵，睇件名就決定幾時開。所以件名要具體：講清楚咩事＋邊個。

常見寫法：

常用【】類別：【お問い合わせ】（查詢）、【ご相談】（商量）、【ご連絡】（通知）、【応募】（應徵）、【重要】（重要，唔好亂用）。

❌ 件名：こんにちは
❌ 件名：（空白）
✅ 件名：【お問い合わせ】みかんハイツ 203号室の 空室状況について
（「こんにちは」完全睇唔出咩事，容易被當成垃圾郵件。）

💡 件名加埋自己名更好：例如「【アルバイト応募】ホールスタッフ／チャン・タイマン」。對方一眼知道係邊個。

💡 回覆時：一般保留原本件名同「Re:」，唔好自己改，方便對方追返同一件事。

② 宛名：御中 定 様？

宛名寫喺本文最頂，次序係由大到細：公司 → 部門 → 職位 → 人名＋様，通常分行寫。

株式会社みかん不動産
賃貸部　山田 様
kabushiki-gaisha mikan fudōsan / chintai-bu yamada-sama
蜜柑不動產株式會社　租賃部　山田先生／小姐

規則一：寄畀「人」用 様，寄畀「公司／部門」用 御中

株式会社みかん不動産
賃貸部 御中
kabushiki-gaisha mikan fudōsan / chintai-bu onchū
蜜柑不動產株式會社　租賃部　敬啟

規則二：御中 同 様 唔可以一齊用

❌ 株式会社みかん不動産 賃貸部 御中 山田様
✅ 株式会社みかん不動産 賃貸部 山田様
（知道人名就用様；御中只係「唔知寄畀邊個」時寄畀成個部門。）

規則三：唔知負責人個名，寫「ご担当者様」

株式会社みかんフーズ
採用 ご担当者様
kabushiki-gaisha mikan fūzu / saiyō go-tantōsha-sama
蜜柑食品株式會社　招聘負責人

規則四：職位、先生 本身已經係敬稱，唔再加様

📌 口訣：「御中」對建築物，「様」對人；一封電郵只揀一個。

💡 公司名唔好縮寫：「株式会社」寫全，唔好寫「(株)」；「株式会社」放前定放後，跟返對方公司正式名稱。對方嘅名字漢字要再三核對，寫錯名係商務電郵最失禮嘅錯誤之一。

💡 小自測：你想寄電郵去「みかん日本語学校」嘅教務部，但唔知邊位老師負責。宛名點寫？
答案：みかん日本語学校　教務部 御中（或者 教務部　ご担当者様）。

③ 挨拶：開頭第一句

有來往嘅對象 → お世話に なって おります

いつも お世話に なって おります。
itsumo o-sewa ni natte orimasu.
一直多謝關照。（商務電郵最標準嘅開頭）

第一次聯絡 → 初めて ご連絡 いたします

初めて ご連絡 いたします。
hajimete go-renraku itashimasu.
初次聯絡。

突然の ご連絡 失礼 いたします。
totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu.
冒昧聯絡，敬請見諒。

💡 お世話になっております 係定型句：就算同對方未有幾多來往（例如寫畀自己學校嘅老師、已經聯絡過一次嘅地產），都照用。真係第一次聯絡、對方完全唔識你，就用「初めて ご連絡 いたします」或者「突然の ご連絡 失礼 いたします」，比較自然。

⚠️ 商務電郵唔用「こんにちは」「お元気ですか」做開頭，亦唔需要講天氣（嗰種「時候の挨拶」係正式書信先用）。

④ 名乗り：自報姓名

挨拶之後即刻講自己係邊個，連埋身份：

〇〇クラスの チャンです。
〇〇 kurasu no chan desu.
我係〇〇班嘅陳。（寫畀學校老師）

香港出身の チャン・タイマンと 申します。
honkon shusshin no chan taiman to mōshimasu.
我係來自香港嘅陳大文。（第一次聯絡）

💡 外國名點寫：片假名＋（英文拼音），例如「チャン・タイマン（Chan Tai Man）」。署名同件名都用同一個寫法，對方先唔會以為係兩個人。

⑤ 本文：講用途、請求、附件

講用途（第一句就講）

〇〇の 件で ご連絡 いたしました。
〇〇 no ken de go-renraku itashimashita.
為咗〇〇一事聯絡您。

貴社の 求人を 拝見し、ご連絡 いたしました。
kisha no kyūjin o haiken shi, go-renraku itashimashita.
睇到貴公司嘅招聘，所以聯絡您。

提出請求

内見を させて いただけますでしょうか。
naiken o sasete itadakemasu deshō ka.
可唔可以畀我睇吓間屋？

ご確認 いただけますと 幸いです。
go-kakunin itadakemasu to saiwai desu.
如果您可以確認一下，就感激不盡。

ご確認の ほど、よろしく お願い いたします。
go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu.
麻煩您確認。

💡 「〜のほど」：放喺名詞後面，令請求變得含蓄啲，「ご確認の ほど」「ご検討の ほど」（請考慮）好常用。

講附件

履歴書を 添付 いたしましたので、ご確認ください。
rirekisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai.
已附上履歷，請查閱。

添付ファイルを ご確認ください。
tenpu fairu o go-kakunin kudasai.
請查看附件。

⚠️ 講咗有附件就真係要附——「添付し忘れ」（漏咗附件）係最常見嘅失誤。撳送出之前睇多一次。

クッション言葉＋請求

ご多忙の ところ 恐縮ですが、ご返信 いただけますでしょうか。
go-tabō no tokoro kyōshuku desu ga, go-henshin itadakemasu deshō ka.
喺您百忙之中打擾，過意唔去，可唔可以回覆我？

📌 本文寫法：先結論、後詳情；一段只講一件事；問題多就用 1. 2. 3. 列點。 對方答你都會方便好多。

⑥ 結び：結尾

何卒 よろしく お願い いたします。
nanitozo yoroshiku onegai itashimasu.
懇請多多關照。（最正式、最萬能）

引き続き、よろしく お願い いたします。
hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu.
今後都請多多關照。（已經有來往）

ご検討の ほど、よろしく お願い いたします。
go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu.
請您考慮。（應徵、提出請求）

取り急ぎ ご連絡まで

取り急ぎ ご連絡まで。
toriisogi go-renraku made.
先此通知。

意思係「詳細遲啲再講，先通知一聲」，例如「收到喇，詳細遲啲回覆」。有人覺得「〜まで」句尾省略咗，對上司或者第一次聯絡嘅人唔夠客氣；一般建議對呢類對象寫完整版「取り急ぎ ご連絡 申し上げます」，或者直接用「何卒 よろしく お願い いたします」收尾。

⑦ 署名：聯絡資料

署名放喺最底，用線分隔，至少寫名、電話、電郵：

`` ―――――――――――――――― チャン・タイマン（Chan Tai Man） 電話：090-1234-5678 メール：chan.taiman@example.com ―――――――――――――――― ``

💡 喺日本有地址，可以加埋；應徵時亦可以加「〇〇日本語学校 在籍」之類身份。電郵軟件可以預先設定署名，每封自動加。

⑧ 回覆：收到同明白

ご返信 ありがとう ございます。
go-henshin arigatō gozaimasu.
多謝您嘅回覆。

日程の 件、承知 いたしました。
nittei no ken, shōchi itashimashita.
日程嘅事，明白。

かしこまりました。当日は よろしく お願い いたします。
kashikomarimashita. tōjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu.
明白，當日請多多關照。

「了解しました」可唔可以用？

⚠️ 職場禮儀書同新人培訓好多時會教：「了解しました」對上司、客人唔夠客氣，應該改用「承知いたしました」或者「かしこまりました」。
準確啲講：「了解」本身唔係失禮嘅詞，語言學上亦有唔同意見；但因為好多日本人有呢個印象，對上級、客人、第一次聯絡嘅人，寫「承知いたしました」最穩陣。同事之間、對平輩或者下屬，「了解しました」好常見。呢個係一般禮儀建議，唔係文法規則。

△ （回覆店長／房地產公司）了解しました。（有人覺得唔夠客氣）
✅ 承知 いたしました。
shōchi itashimashita.
明白，收到。

💡 小自測：語言學校老師電郵通知你「下星期考試改咗喺 3 樓課室」，你點回覆最簡單得體？
答案：ご連絡 ありがとう ございます。承知 いたしました。

常用句型與表現

實際應用：三封完整範本

💡 以下範本用真實電郵格式（冇分詞空格）。每封之後有逐段中文對照。公司名、人名、電話、電郵全部係示範用。

範本一：應徵打工（Cafe）

``` 件名：【アルバイト応募】ホールスタッフ希望／チャン・タイマン

株式会社みかんフーズ カフェみかん 新宿店 採用ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。 香港出身のチャン・タイマンと申します。 求人サイトにて、貴店のホールスタッフ募集を拝見し、 ご連絡いたしました。

現在、ワーキングホリデービザで東京に滞在しております。 香港ではカフェで2年間、接客の経験があります。 日本語能力試験はN3に合格しております。 週4日、平日の日中を中心に勤務が可能です。

履歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。 ご多忙のところ恐縮ですが、面接の機会をいただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――― チャン・タイマン（Chan Tai Man） 電話：090-1234-5678 メール：chan.taiman@example.com ―――――――――――――――― ```

📌 重點：寄畀「店」，可以用「貴店（きてん）」代替「貴社」。唔知負責人名 → 「採用ご担当者様」。經歷只寫同份工有關嘅，一句一件事。

範本二：向地產查詢物件

``` 件名：【お問い合わせ】みかんハイツ203号室の空室状況について

株式会社みかん不動産 賃貸ご担当者様

初めてご連絡いたします。 チャン・タイマンと申します。 貴社のホームページで「みかんハイツ203号室」を拝見し、 お問い合わせいたしました。

以下の点について、教えていただけますでしょうか。

1. 現在も入居の申し込みは可能でしょうか。
2. ワーキングホリデービザ（外国籍）でも申し込みはできますでしょうか。
3. 初期費用の目安と、保証会社の利用条件を教えていただけますか。
4. 内見を希望しております。12月3日（木）または4日（金）の午後は
5. ご都合いかがでしょうか。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――― チャン・タイマン（Chan Tai Man） 電話：090-1234-5678 メール：chan.taiman@example.com ―――――――――――――――― ```

📌 重點：問題多就列點，對方可以逐點答；睇樓日期畀兩個選擇，對方容易安排。仲未到日本、想遙距睇樓，可以加一句「オンラインでの 内見は 可能でしょうか」（可唔可以網上睇樓？）。初期費用同擔保公司點運作，見 日本租屋全攻略。

範本三：向語言學校請假（＋打工改更版）

``` 件名：12月4日（金）欠席のご連絡／Aクラス チャン・タイマン

みかん日本語学校 教務部　田中先生

いつもお世話になっております。 Aクラスのチャン・タイマンです。

12月4日（金）は、引っ越しに伴う区役所での手続きのため、 授業を欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。

当日の授業内容と宿題については、どのように確認すれば よろしいでしょうか。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、 何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――― Aクラス　チャン・タイマン（Chan Tai Man） 電話：090-1234-5678 ―――――――――――――――― ```

📌 重點：「〜させて いただきたく、ご連絡 いたしました」＝想（請您准許我）…，所以聯絡您，係請假、改時間嘅萬能句。「先生」唔加様。缺席要提早講，學校有自己嘅請假規定（例如要交表），以學校指示為準。

打工改更版（本文換咗就得）：

``` 件名：【ご相談】12月10日（木）のシフト変更について／チャン

山田店長

お疲れさまです。ホールのチャンです。

12月10日（木）のシフトについてご相談させてください。 語学学校の試験と重なってしまったため、 可能であれば、12日（土）に変更していただけないでしょうか。

急なお願いで申し訳ございません。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ```

中文：山田店長：辛苦晒，我係樓面陳。想同您商量 12 月 10 日（四）嘅更。因為同語言學校考試撞咗，如果可以，可唔可以改去 12 日（六）？臨時要求，十分抱歉，麻煩您考慮。

💡 同一間公司入面嘅人（店長、同事）開頭用「お疲れさまです」，唔用「お世話に なって おります」（嗰句係對外）。宛名亦一樣：對內一般寫「山田店長」或者「山田さん」，「様」多數留返畀公司以外嘅人。好多店舖其實用 LINE 或者排更 App 聯絡，跟返店舖規矩；不過要求改更，用敬語寫清楚原因同替代日子，做法一樣。

練習題

先自己做，做完再對詳解。

• 1. 揀啱：（冇負責人名）株式会社みかん不動産 賃貸部（御中／様）
• 2. ❌／✅：株式会社みかん不動産 賃貸部 御中 山田様
• 3. ❌／✅：みかん日本語学校 教務部 田中先生様
• 4. 揀啱：（第一次寄電郵去一間未聯絡過嘅地產）（いつも お世話に なって おります／初めて ご連絡 いたします）
• 5. 填空：面接日程の 件で ご（　　）いたしました。
• 6. 揀啱件名：（こんにちは／【お問い合わせ】203号室の 空室状況について）
• 7. 排序（電郵由上至下）：［署名 ／ 宛名 ／ 件名 ／ 本文 ／ 挨拶］
• 8. 揀啱：（回覆房地產公司嘅日程安排）（了解です／承知 いたしました）
• 9. 用日文寫：「已附上履歷，麻煩您查閱。」
• 10. 揀啱：（寫電郵）（御社／貴社）の ホームページを 拝見しました。

詳解

讀寫提示

• 御中 讀 onchū，唔係「ごちゅう」。何卒 讀 nanitozo。件名 讀 kenmei，宛名 讀 atena。
• 貴社（kisha）同「記者」「汽車」同音，所以講嘢用御社、寫嘢先用貴社，免得聽錯。
• 讀電郵嘅技巧：日文商務電郵前後都係客套話，重點喺本文中間。讀解題見到電郵，先跳去搵「〜の件」「〜いただけますでしょうか」「〜てください」，就知道對方想你做咩。
• 日期星期：日文寫「12月4日（金）」，括號入面係星期（月火水木金土日）。寫錯星期好容易令對方以為係另一日，寫之前對一對日曆。

本節總結卡

📌 商務電郵（存圖複習）
① 件名：具體＋【】類別＋〜の件／〜について；回覆保留 Re:
② 宛名：公司 → 部門 → 〇〇様；冇人名用 御中 或 ご担当者様；御中＋様 ❌、先生様 ❌、部長様 ❌
③ 挨拶：お世話に なって おります（有來往）／初めて ご連絡 いたします（第一次）；同公司內用 お疲れさまです
④ 名乗り：〇〇と 申します（連身份）
⑤ 本文：〜の件で ご連絡 いたしました → 〜いただけますでしょうか → 添付ファイルを ご確認ください
⑥ 結び：何卒 よろしく お願い いたします；取り急ぎ ご連絡まで（對上級少用）
⑦ 署名：名、電話、電郵
⑧ 回覆：ご返信 ありがとう ございます／承知 いたしました（對上級唔建議寫了解しました）

常見問題 FAQ

Q：電郵入面寫錯咗對方個名，點算？ A：即刻再寄一封道歉，例如件名「【訂正】先ほどの メールに ついて」，本文講「先ほどの メールにて、お名前を 誤って 記載して おりました。大変 失礼 いたしました。」（剛才嗰封電郵寫錯咗您個名，十分抱歉。）簡短、唔使長篇解釋。

Q：對方幾日都唔覆，可唔可以再寄？ A：可以。一般隔兩三個工作天，用同一個件名再寄，語氣保持客氣：「先日 お送りした メールに ついて、ご確認 いただけましたでしょうか。」（之前寄嘅電郵，請問您睇咗未？）有時係跌咗入垃圾郵件，再寄一次好正常。

Q：用手機寄得唔得？要唔要用電腦？ A：手機寄冇問題，但留意三樣：唔好用 emoji 同顏文字、唔好用香港常用嘅英文縮寫（例如 ASAP、Thx）、檢查自動轉換有冇錯字（尤其係對方名字同日期）。用 Gmail 等免費電郵完全可以，電郵地址最好用自己個名，唔好用太搞笑嘅名。

Q：〜いただけますでしょうか 係咪雙重敬語？ A：唔算典型嘅二重敬語（典型係「おっしゃられる」咁將兩個尊敬語疊埋）。佢係「いただけますか」再加「でしょうか」，丁寧語「ます」同「でしょう」疊咗一層，嚴格嚟講有人認為多餘，但而家商務電郵非常普遍，屬於大部分人接受嘅客氣講法。想簡潔啲，寫「〜いただけますか」亦冇問題。

Q：電郵同電話，揀邊樣？ A：急、要即刻答覆 → 電話；要留紀錄、內容長、要附文件 → 電郵。電話講完重要事，可以再寄一封電郵確認內容，兩樣一齊用最穩陣。電話講法見上一課 電話日語。

延伸學習

• 上一課：電話日語：接聽・轉駁・留言
• 下一課：N2 讀解速度訓練：長文點樣讀得快
• 敬語基礎：商務敬語：クッション言葉與依頼表現、尊敬語・謙讓語基礎對照
• 應徵打工：打工面試日語：自我介紹範本與十大常見問題、面試日語文法：由自我介紹到答問
• 租屋用得着：日本租屋全攻略：Share House、公寓與「首付」詳解
• 全套課次：認真學日語（JLPT N5→N1）
• 想有老師幫你改電郵、練商務日語？蜜柑留學短期留學課程免費諮詢。

⚠️ 資料時效提示：電郵格式同用語相對穩定，但各公司、學校嘅規矩（例如請假手續、用唔用 LINE）唔同，以對方指示為準。範本入面嘅日期係示範用，寫嘅時候按實際日曆核對星期。(本文更新於 2026 年 10 月)